Mitkä tekijät haittaavat johtoryhmätyöskentelyn tehokkuutta?

Avoimeen kysymykseen Johtoryhmätyöskentelymme tehokkuutta haittaavat eniten seuraavat seikat annettiin yhteensä 467 vastausta.

Eniten mainintoja saivat seuraavat asiakokonaisuudet (suluissa vastausten lukumäärä)

- Kokousten valmistelu heikkoa (51)
- Pienet, vähemmän tärkeät tai rutiiniasiat vievät liikaa aikaa (46)
- Johtoryhmän jäsenten huono valmistautuminen kokouksiin (44)
- Asioiden liian suuri määrä kokouksissa (30)
- Päätöksenteko, sitoutuminen, toimeenpano ja seuranta heikkoa (28)
- Johtoryhmän suuri koko (21)
- Oman yksikön asian ajaminen ja osaoptimointi (20)
- Johtoryhmän rooli, tarkoitus ja tehtävät epäselviä (18)
- Kokoustekniikka (17)
- Ajan puute ja keskustelun vähäisyys (15)
- Avoimuuden puute (14)
- Pitkät kokoukset (11)
- Poissaolot ja häiriöt (12)
- Vain yhtä jäsentä koskevat asiat (7)
- Akuutit asiat vievät ajan pidemmän tähtäimen asioilta (7)
- Jutustelu (6)
- Rönsyily (6)
- Kaikki eivät osallistu riittävän aktiivisesti, vetäytyminen (5)


Seuraavassa esittelen eniten mainintoja saaneiden teemojen sisältöä tarkemmin.


Kokousten valmistelu heikkoa –teeman puitteissa esitettiin eniten yleisiä mainintoja valmistelujen tai valmistautumisen puutteista. Lisäksi esitettiin mm. seuraavia tarkentavia näkemyksiä:

- Aineisto valmistuu liian myöhään
- Ehdotusten ja materiaalien tuleminen pätkittäin eri aikoina ja usein kovin viime hetkellä, joskus jopa eri versioina
- Päätösehdotuksia ei esitetä aina etukäteen listalla
- Kokouksissa esitellään paljon informatiivista tietoa, joka voitaisiin antaa etukäteen, jolloin sitä on helpompi kommentoida ja keskittyä enemmän päätöksiä vaativiin asioihin
- Pysähtyminen käsittelemään pitemmäksi ajaksi sellaista asiaa, joka olisi ollut hyvä esivalmistella pienemmällä tai muita asianosaisia/asiantuntijoita sisältävällä ryhmällä.
- Etukäteen jaettua yhteistä materiaalia ei juurikaan ole (faktat, raportit, suunnitelmat, esitykset).
- etukäteismateriaalin puute, jolloin aikaa menee kokouksessa liikaa taustaan ja asiaan perehtymiseen
- Kokouksen asialista on liian myöhään jaossa. Jäsenet eivät ennätä tutustua siihen ajoissa, eikä päätöksen tekoon tarvittavaa taustatietoa ennätä hankkia, joten on vaikea tuoda oma (poikkeava) kantansa esille
- Käsiteltävä aineisto jaetaan vasta kokouksessa
- Liian tiukka aikataulu valmistelua varten
- Etukäteen ei ole yleensä tietoa, mitä asioita kokouksessa käsitellään


Pienet, vähemmän tärkeät tai rutiiniasiat –teeman yhteydessä mainittiin mm. seuraavia johtoryhmän toimintaa haittaavia tekijöitä:

- Pienet asiat saavat välillä liian suuren huomion ja liikaa aikaa.
- Käsitellään "nippeliasioita", jotka ao. johtajat voisivat päättää itsekin ja korkeintaan raportoida ryhmää.
- Liikaa aikaa käytetään pieniin rutiiniasioihin.
- Byrokratia-asiat vievät liikaa aikaa.
- Usein juututaan sellaisiin "pikkuseikkoihin", joista voitaisiin päättää osastokohtaisesti johtoryhmän ulkopuolella
- Esityslistalla on pieniä asioita, jotka eivät kuulu johtoryhmän käsiteltäväksi.
- Johtoryhmässä käsiteltävät asiat ovat liian detaljitasolla.
- Paljon juoksevia asioita käydään tarkasti läpi. Myös niitä jotka menee omalla painollaan eteenpäin.
- Pienistä ja valmistelemattominakin esiin nousevista asioistakin saattaa nousta pääaiheita ajankäytön suhteen, jolloin aikaa viedään isoilta ja tärkeiltäkin asioilta.
- Toisinaan johtoryhmän aikaa kuluu 'liialliseen näpertelyyn' kuten esim. tekstin muokkaamiseen.
- Kuukausiraportoinnin yhteydessä tartutaan johonkin yksityiskohtaan, jota vatvotaan vaikka puoli tuntia.
- Liikaa yksikkökohtaista raportointia, jolloin jää vähän aikaa yhteisten projektien käsittelylle.
- Pienet ja suuret asiat sekoittuvat turhan usein, nostetaan asioita käsittelyyn vaikka niiden kotiosoite olisikin muualla tai asia ei ole ollut agendalla
- Näperrellään pikkuasioilla, jotka eivät ole merkittäviä ja koskevat vähän tai ei lainkaan suurinta osaa johtoryhmän jäseniä.
- Kokouksissa jäädään usein jumiin yksityiskohtien käsittelyssä.


Johtoryhmän jäsenten huono valmistautuminen kokouksiin –teemaan sisällytetyissä vastauksissa rajanveto kokousten valmistelun ja jäsenten valmistautumisen välillä on kuin veteen piirretty viiva. Tässä olen tulkinnut vastauksia jäsenten valmistautumisen kannalta. Seuraavassa on esimerkkejä vastauksista:

- Johtoryhmän jäsenet eivät riittävästi valmistaudu.
- Kokouksiin tullaan valmistautumatta.
- Aineisto valmistuu liian myöhään ja siihen ei tutustuta kunnolla.
- Vaikka valmistelu olisi toimitettu etukäteen, niin harva on ehtinyt tutustumaan aineistoon.
- Valmistautuminen kokouksiin on vähäistä, koska agenda on geneerinen eikä sisällä selkeitä vastuualueita osallistujittain.
- Asioita ja esityksiä ei valmistella perusteellisesti
- Etukäteisvalmistautumisen puute joidenkin osalta tuo epävarmuutaa asioiden päätöksiin


Asioiden liian suuri määrä kokouksissa –teemaan annettuihin vastauksiin sisältyy mm. seuraavia kommentteja

- Käsiteltävien asioiden runsaus venyttää kokouksia.
- Käsiteltäviä asioita on paljon, ehkä liikaakin, jolloin monien asioiden käsittely jää pintapuoliseksi.
- Käsiteltävien asioiden suuri määrä, josta johtuu tiukka aikataulu.
- Kokouksen liian pitkä asialista käytettävissä olevaan aikaan nähden.
- Käsiteltäviä asioita on paljon, jolloin oleellisiin ei ehkä ehditä paneutua riittävästi.
- Asialistalla liiaksi asioita, listan loppu siirtyy seuraavaan kokoukseen.
- Kokouksia on aika harvoin ja asioita kertyy siksi melkoisesti.
- Osallistujamäärä melko suuri ja käsiteltävä alue laaja eli ei ehditä paneutua asioihin kuin vain pintapuolisesti ajankohtaisimpaan.


Päätöksenteko, sitoutuminen, toimeenpano ja seuranta heikkoa –teemaa täsmentävät mm. seuraavat yksittäiset vastaukset

- Jotkin tärkeätkin asiat ohitetaan joskus kevyehkösti ja ilman että sovitaan jatkotoimenpiteistä ja tehdään päätös.
- Ei tehdä selviä päätöksiä.
- Päätökset ovat joissakin asioissa hyvin epäselviä. Itse kaipaisin selkeämpiä päätöksiä, jotka kirjattaisiin ylös.
- Keskustelu on epämääräistä ja päätöksiä tehdään harvoin. Joskus jää tunne, ettei itse asiassa päätetty mitään
- Aiheesta kuin aiheesta pystytään keskustelemaan avoimesti, monipuolisesti ja kaikkien mielipiteet huomioiden, mutta joskus unohdetaankin sopia jatkosta, vastuista ja aikataulusta.
- Kaikki eivät sitoudu/huolehdi itsenäisesti sovittujen asioiden läpiviemisestä ilman "patistelua". - Jos päätös ei ole yksimielinen, henkilö/henkilöt, jotka ovat jääneet vähemmistöön katsovat, ettei päätös sido heitä.
- Johtoryhmässä on erittäin vaikeaa saada yksimielistä päätöstä ja kaikkien sitoutumista siihen johtuen ryhmän suuresta koosta.
- Edellisissä kokouksissa sovittujen toimenpiteiden etenemistä ei seurata, vaan kussakin kokouksessa käsitellään sen hetken akuutit asiat.
- Päätösten seuranta on vajavaista.


Oman yksikön asian ajaminen ja osaoptimointi –teema tarkentuu siihen sisältyvien vastausten avulla seuraavasti

- Kaikki eivät halua nähdä kokonaisuutta omien osastojensa tarpeiden yli
- Yksikkökeskeisyys näkyy keskusteluissa. Yksittäisen yksiköiden rooli korostuu joskus kohtuuttomasti kokonaisuuden kustannuksella.
- Ihmiset kiinnostuneita lähinnä vain ja ainoastaan omista alueistaan, kannanotot ristiin liian vähäisiä.
- Reviiriajattelu ja oman reviirin suojelu.
- Ajatellaan liian paljon omia asioita eikä kuunnella toisten ongelmia.
- Johtoryhmän jäsenet pitäytyvät edelleen liikaa kiinni linjavastuun mukaisessa roolissaan: on "mun juttuja" ja "toisten juttuja" eikä nähdä, että ne ovat "meidän juttuja". Tämä johtaa helposti siihen, ettei haluta kuunnella muiden mielipiteitä "mun jutussani" eikä viitsitä kertoa omia mielipiteitä "toisten jutuista". Näin sitoutuminen "meidän juttuihin" jää vähäiseksi.
- Osaoptimointi, jonka johdosta big picture katoaa
- "Toisten asioihin" ei ole samaa intressiä kuin "omiin" eli synergia ja asioiden muuttuminen yhteisiksi sitoumuksiksi ei toteudu.


Johtoryhmän rooli, tarkoitus ja tehtävät epäselviä –teemaaan sisältyviä yksittäisiä vastauksia:

- Johtoryhmässä käsiteltävät asiat tulisi määritellä nykyistä tarkemmin.
- Ei ole yhteisesti sovittu, mitä asioita johtoryhmässä pitäisi käsitellä
- Ryhmän rooli valmistelu-päätöksenteko-seurantaketjussa eri asioissa ei ole kovinkaan selvä. Ryhmä toimii enemmän tiedonvälityskanavana.
- Johtoryhmän roolia ja tehtäviä ei ole koskaan yhdessä käyty läpi. Toiminnot toimivat itsenäisesti johtoryhmästä riippumatta, koska toiminnon vastuita vs johtoryhmän vastuita ei ole määritelty eikä siis kommunikoitu johtoryhmän jäsenten kesken.
- Johtoryhmän roolin selkeyttämisen puute. Onko johtoryhmä ryhmä, joka linjaa asioiden valmistelua vai ryhmä jossa keskustellaan lähes valmiista asioista.
- Johtoryhmän tehtäviä ja tavoitteita ei ole määritelty.