Johtoryhmän työmuotojen ja kokousten kehittäminen

Avoimeen kysymykseen Johtoryhmämme työmuotoja ja kokouksia - niiden sisältöä, valmistautumista ja jälkihoitoa - pitäisi kehittää seuraavasti, annettiin yhteensä 443 vastausta.

Eniten mainintoja saivat seuraavat asiakokonaisuudet (suluissa vastausten lukumäärä)

- Kokousten valmistelu paremmaksi (105)
- Päätösten ja suunnitelmien toimeenpanon suunnittelun ja toteutumisen seurannan parantaminen (90)
- Strategian, tulevaisuuden suunnittelun ja kehittämisen käsittelyn lisääminen (39)
- Strategiaan, teemoihin ja eri asioihin painottuvia kokouksia (42)
- Jäsenten valmistautumisen parantaminen (33)
- Kokousten läpiviennin ja kokoustekniikan kehittäminen (21)
- Kokousmuotojen ja käytäntöjen kehittäminen (16)
- Asialistan ja sen kokoamisen kehittäminen (16)
- Käsiteltävien asioiden priorisointi (15)
- Päätöksenteon ja päätösten selkeyttäminen (10)
- Keskustelun ja avoimuuden lisääminen (8)
- Muistio-, pöytäkirja- ja päätöstenkirjauskäytäntöjen parantaminen (9)
- Johtoryhmän roolin ja tehtävän selkiyttäminen (7)
- Raportointikäytäntöjen kehittäminen (6)


Seuraavaksi tarkastellaan eniten mainintoja saaneita teemoja tarkemmin.

Kokousten valmistelu paremmaksi -teeman sisällä mainittiin yleisen parantamistoiveen lisäksi useimmin seuraavat seikat

- Asialista etukäteen ja riittävän ajoissa
- Isommat käsiteltävät asiat kaikille tietoon etukäteen ja niitä koskeva materiaali myös ennakkoon
- Ennakkomateriaali asioihin perehtymistä varten
- Esitettävä materiaali osallistujille etukäteen
- Valmistelutehtävien jakaminen jäsenille tai pienryhmille
- Yhteistä valmistelua esim. neuvottelupuhelujen, sähköpostin ja keskusteluohjelmiston avulla
- Päätettävistä asioista tilannekuvaus, vaihtoehdot ja päätösehdotus


Toimeenpanon ja seurannan parantaminen –teemaan liittyen esitettiin eniten yleisiä toimenpanon ja seurannan parantamistoiveita – enemmän, paremmin, systemaattisemmin. Lisäksi esitettiin konkreettisia suosituksia ja ideoita, joista on esimerkkejä seuraavassa

- Tehdään selkeät muistiot, joiden pohjalta seuranta.
- Toimeenpanosuunnitelmat, aikataulut ja vastuut esityksiin ja päätöksiin.
- Johtoryhmän jäsenen pitää viedä jämäkästi sovitut toimenpiteet läpi omassa organisaatiossaan ja seistä päätösten takana.
- Päätöksen toteutukseen ja jälkihoitoon pitäisi sopia vastuuhenkilö.
- Tehtävät olisi hyvä vastuuttaa selvemmin kokouksissa.
- Päätösten toimeenpanon seurannasta tulisi sopia päätösten yhteydessä.
- Tehtyjen päätöksien toimeenpanon ja seurannan suunnittelua
tulisi sisällyttää kokouksiin.
- Seuraavassa kokouksessa tsekataan edellisen kokouksen päätösten täytäntöönpano ja mahdollinen arvio päätöksistä, olivatko oikein ja vaatiiko tarkistusta.
- Johtoryhmän päättämien projektien seuranta aktiivisesti kuukausittain (jo esityslistalle)- samalla paranisi kontrolli aktiivisten projektien määrästä ja keskinäisestä aikataulutuksesta.
- Tärkeimmät ja seurattavat asiat määritettävä selkeästi.
- Seurataan seuraavissa kokouksissa tehtyjen päätösten toteutumista säännöllisesti. Vaaditaan vastuuhenkilöiden raportointia.
- Voisi olla hyvä, jos esim. kerran-pari vuodessa tarkasteltaisiin, kuinka joryn päätökset ovat toteutuneet.


Strategiaan, kehittämiseen, teemoihin ja eri asioihin painottuvia kokouksia –näkökulman puitteissa esitettiin mm.

* erillisten strategia- tai suunnittelukokousten pitämistä
* eri teemoihin tai asiakokonaisuuksiin painottuvia kokouksia
* yksittäisten teemojen syvällisempää käsittelyä kokouksissa
* kokousten teemojen ja painopisteiden vaihtelemista

Seuraavassa on esimerkkejä esitetyistä ideoista ja ehdotuksista

- Omat kokoukset talouden ja ajankohtaisen toiminnan käsittelyyn, omat laajempaan kehittämiskeskusteluun
- Strategiakokoukset ovat olleet ok, sillä pidemmän keston ansiosta joryssä on ehditty keskustella nykyhetkestä perusteellisesti ja suunnitella tulevaa innovatiivisesti.
- Kokouksien sisältöä voisi jäsennellä niin, että kaikissa kokouksissa ei kaikkia asioita oteta esille, ellei ole erityistä tarvetta. Näin jäisi aikaa myös laajempien etukäteen sovittujen teemojen käsittelyyn.
- Kehitysasioille voisi varata oma aikansa ja tarvittaessa paikkansakin, jotta niitä voitaisiin riittävästi yhdessä pohtia ja hyödyntää kaikkien osallistujien kokemukset ko. asiasta.
- Kokousten pääteema- periaatteella voidaan syventyä kerralla johonkin aiheeseen kunnolla ja teeman "omistajan" valmistautuminen kokoukseen on tärkeä
- Normaalikokousten lisäksi kerran vuosineljänneksessä puolen päivän työkokous valitusta teemasta
- Muutama johtoryhmäkokous vuodessa voisi olla tietyn teeman ympärille rakennettu "yleis"johtoryhmän asemesta (esim. laatu, henkilöstö jne.)
- Tärkeille asioille aivan oma kokouksensa, johon ei ole tuotu muita asioita, siten aika riittää paremmin asian käsittelyyn
- Kehitysasioille ja keskusteluille, ideoinnille pitää saada enemmän aikaa tai oma kokouksensa.


Strategian, tulevaisuuden suunnittelun ja kehittämisen käsittelyn lisääminen –teemaa konkretisoivat seuraavat yksittäiset vastaukset:

- Strateginen pitkän tähtäimen suunnittelu on myös vähäistä.
- Lisää aikaa strategisille asioille.
- Strategian toteutumiseen ja yrityksen sisäiseen yhteistyöhön enemmän huomiota.
- Pitäisi keskittyä strategisesti tärkeisiin asioihin.
- Strategiatyö ja uudet ideat hukkuvat operatiivisen työn alle.
- Suunnitellaan enemmän tulevaisuutta.
- Päivittäisten asioiden käsittelyn sijasta tulisi keskittyä muutosten läpivientiin.
- Enemmän tulevaisuuden pohtimista ja sen perusteella toimenpiteistä sopimista
- Menneen raportoinnin sijaan enemmän aikaa pitäisi käyttää tulevan toiminnan suunnitteluun.
- Enemmän painoa kehittämiseen/tulevaisuuteen.

Jäsenten valmistautumisen parantaminen –teemaan kuuluvissa vastauksissa tuotiin yleisen parantamistoiveen lisäksi esiin seuraavia näkökulmia

- Jokaisen tulisi valmistautua palavereihin paremmin ja laittaa aineisto jakoon hyvissä ajoin etukäteen.
- Kustakin asiasta vastuuhenkilön pitää valmistella riittävän hyvin asiat ennen kokousta
- Perehtymällä etukäteen "omalla ajalla" käsiteltävän asian taustatietoihin itse käsittely nopeutuisi.
- Ryhmäläinen voisi valmistella ongelmastaan esityksen päätettäväksi. Tällöin ei yritetä ratkaista ongelmaa päistikkaa vaan joku on jo pähkäillyt asiaa ja erottanut jyvät akanoista. Esim. analysoida 2 vaihtoehtoa josta toinen
valittaisiin.
- Jokaisen tulisi valmistella selkeä ja informatiivinen esitys omista asioista.
- Osallistujien tulisi ennakkoon syventyä käsiteltäviin asioihin
- Jäsenten keskinäisiä valmistelu- ja toimeenpanotehtäviä (pareina tai pienryhminä) tulisi kehittää.