Iittala Groupin johtoryhmä toimii hyvien käytäntöjen mukaisesti

Talouselämä –lehdessä 22.9.2006 on Antti Mikkosen tekemä juttu Iittala Groupin johtoryhmästä. Sen perusteella voidaan arvioida, että Iittala Groupin johtoryhmä on onnistunut välttämään johtoryhmien toimintaa yleisimmin haittaavat tekijät ja painottamaan toiminnassaan onnistumisen kannalta tärkeitä asioita. Jutussa johtoryhmän jäsenet kertovat ryhmänsä toimintatavoista mm. seuraavaa

- Kokouksia on kerran kuussa ja kokousajat sovitaan koko vuodeksi.
- Jäsenet saavat esityslistan ja materiaalit viikkoa ennen kokousta
- Strategisesti tärkeille asioille on jokaisesta puolentoista päivän kokouksesta varattu ensimmäinen puoli päivää. Toinen päivä on bisneksen seuranta-asioita ja tilannekatsauksia.
- Kokouksista ei olla poissa kuin sairauden tähden.
- Johtoryhmän kokouksissa ei ole lupa pulista kännykkään.
- Päätöspöytäkirjaan tulee selkeät päätökset. Kirjaamme, mitkä ovat päätöksiä ja mitkä vain informaatiota – ja kuka vastaa mistäkin.
- Organisaation informoimisen tärkeys on tiedostettu ja siihen panostetaan.
- Johtoryhmässä pystytään nostamaan ikävätkin asiat pöydälle.
- Erilaiset näkemykset ja erimielisyydet kohdataan rakentavasti ja ratkaisuhakuisesti.
- Johtoryhmän toimintaa ryhmänä kehitetään. Kehittämisessä käytetään mm. 360 asteen palautteita.
- Ainakin yksittäiset jäsenet arvioivat kokousten jälkeen niiden toteutustapaa (ja pyrkivät näin oppimaan kokemuksistaan).

Miten toimii johtoryhmä, johon jäsenet ovat kokonaisuutena tyytyväisä?

Johtoryhmien jäsenten kokonaistyytyväisyyttä on seuraavassa tarkasteltu stepwise regression avulla. Kriteerinä oli kysymys 48. Kokonaisuutena olen tyytyväinen johtoryhmämme toimintaan. Seuraavassa esitetyt tekijät on esitetty laskennan etenemisjärjestyksessä.

* Ryhmämme jäsenillä on yhteinen käsitys johtoryhmätyöskentelyn tarkoituksesta ja tavoitteista

* Erimielisyydet käsitellään ja pyritään ratkaisemaan rakentavalla tavalla

* Johtoryhmämme kokoukset ovat hyvin valmisteltuja

* Ryhmässämme on avoin ilmapiiri - jokaisen on helppo tuoda esiin omia mielipiteitään ja epäilyjäänkin

* Toimintaympäristön pidemmän tähtäyksen kehityssuuntia ja heikkoja signaaleja käsitellään riittävästi

* Minun näkemykseni otetaan riittävästi huomioon ratkaisuja tehtäessä

* Kokouksissa keskitytään olennaisiin asioihin - vähemmän tärkeät asiat eivät vie aikaa tärkeiltä

* Ryhmällä on yhteinen näkemys pidemmän tähtäimen päämääristä, tavoitteista ja kehityssuunnista

Johtoryhmäpalaute ja sen käyttö johtoryhmän kehittämisen tukena

Mikä johtoryhmäpalaute on?

Johtoryhmäpalautteen tarkoituksena on auttaa johtoryhmää kehittämään toimintaansa. Johtoryhmäpalaute tehdään siten, että kaikki ryhmän jäsenet arvioivat kysymyslomakkeen avulla ryhmänsä toimivuutta. Tuloksista tehdään ryhmälle luottamuksellisen palauteraportti, jossa esitetään kysymysryhmittäin ja kysymyksittäin arvioiden keskiarvot ja hajonnat. Lisäksi tehdään vertailu muihin johtoryhmiin ja esitetään sen tuloksena ryhmän suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet. Johtoryhmän vetäjän arvio voidaan haluttaessa esittää raporteissa erikseen.

Yksittäiset arviot ja johtoryhmäkohtaiset tulokset ovat luottamuksellisia. Johtoryhmäkohtaiset palauteraportit annetaan vain kyseisen johtoryhmän jäsenille.


Johtoryhmäpalautteen tulosten tarkastelu palauteseminaarissa (esimerkki palautteeseen perehtymisen näkökulmista)

Vahvuudet (absoluuttiset)- mitä ryhmämme vahvuudet kertovat toiminnastamme
- mitä hyötyä vahvuuksista on ryhmämme toiminnalle ja onnistumiselle
- haittaavatko jotkin vahvuutemme toimintaamme
- miten olemme saaneet vahvuutemme aikaan

Heikkoudet (absoluuttiset)- mitä ryhmämme heikkoudet kertovat toiminnastamme
- mitä haittaa tai vaikutuksia heikkouksistamme on ryhmämme toiminnalla
- mistä heikkoutemme johtuvat – miten olemme saaneet ne aikaan

Suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet (vertailu muihin johtoryhmiin)- mitä suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet kertovat toiminnastamme
- miten suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet poikkeavat absoluuttisista vahvuuksista ja heikkouksista – nostavatko tai pudottavatko ne esiin uusia asioista?
- johtuvatko suhteelliset vahvuudet ja heikkoudet eroista toiminnassa, odotuksissa vai tilanteissa ja miten arviointien perustaso vaikuttaa niihin

Minkälaista palautetta olemme saaneet johtoryhmätyöskentelyn onnistumisen kannalta tärkeistä asioista?- mitkä arvioidut asiat tai toimintatavat ovat johtoryhmätyöskentelyn onnistumisen kannalta erityisen tärkeitä – valitkaa ensin 5…10 tärkeintä kysymystä
- minkälaista palautetta olemme saaneet näistä tärkeistä asioista - mistä tärkeistä asioista on annettu hyvää (15 parhaan joukossa), keskinkertaista ja heikkoa palautetta (15 heikomman joukossa)

Mitä tärkeitä asioita tai ideoita avoimet kysymykset nostavat esiin?
Missä asioissa johtoryhmän vetäjän ja jäsenten arviot poikeavat eniten toisistaan?

Missä asioissa johtoryhmän jäsenten arvioissa on eniten hajontaa?

Missä asioissa meidän kannattaisi kehittää ryhmämme toimintaa ja mitä kehittyminen käytännössä tarkoittaisi?

Johtoryhmän kehittäminen - esimerkkiohjelma

1. Kehittämisohjelman yleiset tavoitteet (täsmennetään, täydennetään ja painotetaan käynnistysvaiheessa)

- Varmistaa yhteinen käsitys johtoryhmätyöskentelyn tarkoituksesta ja tavoitteista
- Etsiä tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaiset työmuodot ja sopia muista johtoryhmätyöskentelyn pelisäännöistä
- Kehittää kokoustyöskentelyä
- Kehittää johtoryhmän jäsenten keskinäistä yhteistyötä ja toimintaa ryhmänä (teambuilding)
- Kehittää johtoryhmän jäsenten johtamistaitoja

2. Käynnistysvaihe

* Johtoryhmän jäsenten haastattelut
-- Haastattelut antavat syvällisen kuvan johtoryhmän toimivuudesta ja kehittämistarpeista
-- Yksittäiset keskustelut ovat luottamuksellisia
-- Haastattelut ovat samalla ensimmäinen kehittämistoimenpide

* Johtoryhmäpalaute (ryhmän kaikkien jäsenten ja vetäjän arviot)
-- Johtoryhmäpalautteen avulla saadaan yhteinen näkemys johtoryhmän vahvuuksista ja kehittämistarpeista

* Työseminaarin tavoitteiden, sisällön ja toteutustavan täsmentäminen Johtoryhmäpalautteen ja haastattelujen tulosten perusteella


3. Työseminaari tai seminaarit (1...2 päivää tai lyhyemmistä tapahtumista rakentuva kokonaisuus)

* Johtoryhmätyöskentelyn tarkoitus ja tavoitteet
-- ryhmän jäsenten haastatteluissa esittämien odotusten ja näkemysten yhteenvetotulokset
-- johtoryhmän tarkoituksen ja tavoitteiden täsmentäminen

* Johtoryhmän työmuodot
-- vaihtoehdot ja käytettävien työmuotojen valinta

* Johtoryhmätyöskentelyn pelisäännöt koskien mm.
-- käsiteltäviä asioita ja niiden käsittelytapaa
-- valmistautumista ja kokoustyöskentelyä
-- sovittujen asioiden toimeenpanoa ja seurantaa
-- toimintaa ja yhteistyötä kokousten välillä

* Ryhmänä kehittyminen
-- minkälainen on hyvin toimiva ryhmä ja miten sellaiseksi kehitytään
-- johtoryhmän vahvuudet, heikkoudet ja kehittymistarpeet johtoryhmäpalautteen ja haastattelujen valossa
-- kehittämispäätökset ja käytännön toimenpiteet ryhmän tasolla

* Yksilöt johtoryhmän jäseninä - mitä johtoryhmätyöskentelyn onnistuminen
vaatii vetäjältä ja jäseniltä
-- miten jäsenet edistävät ja ehkäisevät johtoryhmän toimivuutta
-- jäsenten ja vetäjän toimintaa koskevat henkilökohtaiset kehittämispäätökset ja käytännön toimenpiteet

* Seurannasta sopiminen

4. Täydentäviä osia

- Henkilökohtainen palaute jokaiselle jäsenelle hänen toiminnastaan johtoryhmässä (360° palautteet ryhmän muilta jäseniltä) ja näiden purku kahdenkeskisissä keskusteluissa tai yhteisessä palauteseminaarissa.

- Johtoryhmän jäsenten johtamiskäytännön kehittäminen välittömiltä alaisilta haettavien 360° johtamispalautteiden ja niihin liittyvän valmennuksen avulla.

- Johtoryhmän kokouksen havainnointi ja palautekeskustelu kokouksen jälkeen.

- Kehittymisen seuranta Johtoryhmäpalautteen avulla 6....12 kuukauden päästä.

- Johtoryhmän jäsenten välittömien alaisten ja muiden avainhenkilöiden arviot johtoryhmästä ja johtoryhmän tavasta informoida henkilöstöä.

- Ryhmän jäsenten toimintatyyli- ja persoonallisuuskartoitukset palautteineen.

Johtoryhmän tehtävän, roolin ja kokoonpanon kehittäminen

Avoimeen kysymykseen, Johtoryhmämme tehtävää, roolia ja kokoonpanoa pitäisi kehittää seuraavasti, annettiin yhteensä 350 vastausta.

Yleisin vastaus oli, että kokoonpano ja pääosin myös rooli ja tehtävät ovat kunnossa (68 mainintaa). Kehittämistarpeista eniten mainintoja saivat seuraavat asiakokonaisuudet (suluissa vastausten lukumäärä)

- Strategiatyötä ja strategialähtöisyyttä lisää (43)
- Johtoryhmän rooli ja tehtävät määriteltävä (28)
- Tulevaisuuden suunnitteluun panostettava nykyistä enemmän (17)
- Johtoryhmän koko pienemmäksi (17)
- Johtoryhmän ulkopuolisten vastuuhenkilöiden ja asiantuntijoiden kuulemista lisää (10)
- Kokonaisnäkemyksen vahvistaminen (10)
- Tiedonvaihto ja keskinäinen sparraus (9)
- Johtoryhmää ylläpidettävä ja kehitettävä päätöksentekofoorumina (8)
- Laajennetun johtoryhmän käyttö tai käyttöönotto (6)


Seuraavassa tarkastellaan eniten "ääniä" saaneita teemoja tarkemmin niihin annettujen vastausten avulla.


Strategiatyötä ja strategialähtöisyyttä lisää –teemaa tarkentavat seuraavat esimerkit siihen sisällytetyistä vastauksista:

- Johtoryhmän roolia strategian luojana ja toteuttajana kehitettävä eli sen ymmärtäminen mitä varten olemme olemassa.
- Visiot, strategiat ja yleensä yrityksen tulevaisuutta tulisi pohtia enemmän tietäen tulevan tiukan kilpailun.
- Tehtävän tulisi keskittyä enemmän strategisen tason liiketoimintaan, kehittää roolia sen mukaan ja työssä keskittyä enemmän erilaisten business kehityshankkeiden suunnitteluun sekä tukea ja valvoa hankkeiden läpivientiä
- Enemmän liiketoiminnan kehittämistä ja strategiaa, josta jokainen voi lähteä toteuttamaan oman osastonsa toimintaa.
- Enemmän painoa strategisiin asioihin, tulevaisuuden näkymiin, asiakkaiden odotuksiin ja kuinka niihin vastaamme...ja näiden välittämistä alaspäin
- Johtoryhmän kokouksiin enemmän suunnittelua ja strategiaa ja vähemmän normaaliin päivän toimintaan liittyviä juttuja jotka organisaation pitää pystyä selvittämään alemmilla tasoilla.
- Enemmän yhteistä strategisten asioiden pohdintaa, ideointia.
- Liiketoimintastrategian ja -mahdollisuuksien (uhkien)arviointiin ja kehittämiseen tulevaisuuden onnistuminen)enemmän tapetille.
- Strategiaa käsitellään vain silloin tällöin, mutta sen jatkuva tarkistelu toimintaympäristön muutoksia vastaan on asia, jota ei käytännössä ole tehty.
- Strategiseen suunnitteluun voisi varata enemmän tunteja ja käydä syvällisempää keskustelua.
- Rooli ehkä vielä enemmän strateginen ja eteenpäin katsova
- Hallinnollisesta jorystä kohti strategisempaa ja luovempaa joryä.


Johtoryhmän rooli ja tehtävät määriteltävä –teeman puitteissa esitettiin mm. seuraavia ehdotuksia tai toivomuksia:

- Selventää mikä on johtoryhmän rooli, ja miten nykyaikainen johtoryhmä toimii.
- Rooli tulisi selkeästi määrittää. Myös se mitkä asiat tuodaan kokoukseen ja mitä ei.
- Tarvitaan selkeä tavoite johtoryhmän toiminnalle.
- Määritellä selkeämmin johtoryhmän toimenkuva - mitä asioita viedään?
- Kunnon keskustelu johtoryhmätyöskentelyn tavoitteista tarpeen.
- Tehtävän (roolin) selkeyttämisen kautta myös jr:n kokoonpanoa on mahdollista arvioida uudelleen.
- Tehtävä pitää määritellä, tällöin toiminta ja odotusarvot ohjautuvat oikein.

Johtoryhmän työmuotojen ja kokousten kehittäminen

Avoimeen kysymykseen Johtoryhmämme työmuotoja ja kokouksia - niiden sisältöä, valmistautumista ja jälkihoitoa - pitäisi kehittää seuraavasti, annettiin yhteensä 443 vastausta.

Eniten mainintoja saivat seuraavat asiakokonaisuudet (suluissa vastausten lukumäärä)

- Kokousten valmistelu paremmaksi (105)
- Päätösten ja suunnitelmien toimeenpanon suunnittelun ja toteutumisen seurannan parantaminen (90)
- Strategian, tulevaisuuden suunnittelun ja kehittämisen käsittelyn lisääminen (39)
- Strategiaan, teemoihin ja eri asioihin painottuvia kokouksia (42)
- Jäsenten valmistautumisen parantaminen (33)
- Kokousten läpiviennin ja kokoustekniikan kehittäminen (21)
- Kokousmuotojen ja käytäntöjen kehittäminen (16)
- Asialistan ja sen kokoamisen kehittäminen (16)
- Käsiteltävien asioiden priorisointi (15)
- Päätöksenteon ja päätösten selkeyttäminen (10)
- Keskustelun ja avoimuuden lisääminen (8)
- Muistio-, pöytäkirja- ja päätöstenkirjauskäytäntöjen parantaminen (9)
- Johtoryhmän roolin ja tehtävän selkiyttäminen (7)
- Raportointikäytäntöjen kehittäminen (6)


Seuraavaksi tarkastellaan eniten mainintoja saaneita teemoja tarkemmin.

Kokousten valmistelu paremmaksi -teeman sisällä mainittiin yleisen parantamistoiveen lisäksi useimmin seuraavat seikat

- Asialista etukäteen ja riittävän ajoissa
- Isommat käsiteltävät asiat kaikille tietoon etukäteen ja niitä koskeva materiaali myös ennakkoon
- Ennakkomateriaali asioihin perehtymistä varten
- Esitettävä materiaali osallistujille etukäteen
- Valmistelutehtävien jakaminen jäsenille tai pienryhmille
- Yhteistä valmistelua esim. neuvottelupuhelujen, sähköpostin ja keskusteluohjelmiston avulla
- Päätettävistä asioista tilannekuvaus, vaihtoehdot ja päätösehdotus


Toimeenpanon ja seurannan parantaminen –teemaan liittyen esitettiin eniten yleisiä toimenpanon ja seurannan parantamistoiveita – enemmän, paremmin, systemaattisemmin. Lisäksi esitettiin konkreettisia suosituksia ja ideoita, joista on esimerkkejä seuraavassa

- Tehdään selkeät muistiot, joiden pohjalta seuranta.
- Toimeenpanosuunnitelmat, aikataulut ja vastuut esityksiin ja päätöksiin.
- Johtoryhmän jäsenen pitää viedä jämäkästi sovitut toimenpiteet läpi omassa organisaatiossaan ja seistä päätösten takana.
- Päätöksen toteutukseen ja jälkihoitoon pitäisi sopia vastuuhenkilö.
- Tehtävät olisi hyvä vastuuttaa selvemmin kokouksissa.
- Päätösten toimeenpanon seurannasta tulisi sopia päätösten yhteydessä.
- Tehtyjen päätöksien toimeenpanon ja seurannan suunnittelua
tulisi sisällyttää kokouksiin.
- Seuraavassa kokouksessa tsekataan edellisen kokouksen päätösten täytäntöönpano ja mahdollinen arvio päätöksistä, olivatko oikein ja vaatiiko tarkistusta.
- Johtoryhmän päättämien projektien seuranta aktiivisesti kuukausittain (jo esityslistalle)- samalla paranisi kontrolli aktiivisten projektien määrästä ja keskinäisestä aikataulutuksesta.
- Tärkeimmät ja seurattavat asiat määritettävä selkeästi.
- Seurataan seuraavissa kokouksissa tehtyjen päätösten toteutumista säännöllisesti. Vaaditaan vastuuhenkilöiden raportointia.
- Voisi olla hyvä, jos esim. kerran-pari vuodessa tarkasteltaisiin, kuinka joryn päätökset ovat toteutuneet.


Strategiaan, kehittämiseen, teemoihin ja eri asioihin painottuvia kokouksia –näkökulman puitteissa esitettiin mm.

* erillisten strategia- tai suunnittelukokousten pitämistä
* eri teemoihin tai asiakokonaisuuksiin painottuvia kokouksia
* yksittäisten teemojen syvällisempää käsittelyä kokouksissa
* kokousten teemojen ja painopisteiden vaihtelemista

Seuraavassa on esimerkkejä esitetyistä ideoista ja ehdotuksista

- Omat kokoukset talouden ja ajankohtaisen toiminnan käsittelyyn, omat laajempaan kehittämiskeskusteluun
- Strategiakokoukset ovat olleet ok, sillä pidemmän keston ansiosta joryssä on ehditty keskustella nykyhetkestä perusteellisesti ja suunnitella tulevaa innovatiivisesti.
- Kokouksien sisältöä voisi jäsennellä niin, että kaikissa kokouksissa ei kaikkia asioita oteta esille, ellei ole erityistä tarvetta. Näin jäisi aikaa myös laajempien etukäteen sovittujen teemojen käsittelyyn.
- Kehitysasioille voisi varata oma aikansa ja tarvittaessa paikkansakin, jotta niitä voitaisiin riittävästi yhdessä pohtia ja hyödyntää kaikkien osallistujien kokemukset ko. asiasta.
- Kokousten pääteema- periaatteella voidaan syventyä kerralla johonkin aiheeseen kunnolla ja teeman "omistajan" valmistautuminen kokoukseen on tärkeä
- Normaalikokousten lisäksi kerran vuosineljänneksessä puolen päivän työkokous valitusta teemasta
- Muutama johtoryhmäkokous vuodessa voisi olla tietyn teeman ympärille rakennettu "yleis"johtoryhmän asemesta (esim. laatu, henkilöstö jne.)
- Tärkeille asioille aivan oma kokouksensa, johon ei ole tuotu muita asioita, siten aika riittää paremmin asian käsittelyyn
- Kehitysasioille ja keskusteluille, ideoinnille pitää saada enemmän aikaa tai oma kokouksensa.


Strategian, tulevaisuuden suunnittelun ja kehittämisen käsittelyn lisääminen –teemaa konkretisoivat seuraavat yksittäiset vastaukset:

- Strateginen pitkän tähtäimen suunnittelu on myös vähäistä.
- Lisää aikaa strategisille asioille.
- Strategian toteutumiseen ja yrityksen sisäiseen yhteistyöhön enemmän huomiota.
- Pitäisi keskittyä strategisesti tärkeisiin asioihin.
- Strategiatyö ja uudet ideat hukkuvat operatiivisen työn alle.
- Suunnitellaan enemmän tulevaisuutta.
- Päivittäisten asioiden käsittelyn sijasta tulisi keskittyä muutosten läpivientiin.
- Enemmän tulevaisuuden pohtimista ja sen perusteella toimenpiteistä sopimista
- Menneen raportoinnin sijaan enemmän aikaa pitäisi käyttää tulevan toiminnan suunnitteluun.
- Enemmän painoa kehittämiseen/tulevaisuuteen.

Jäsenten valmistautumisen parantaminen –teemaan kuuluvissa vastauksissa tuotiin yleisen parantamistoiveen lisäksi esiin seuraavia näkökulmia

- Jokaisen tulisi valmistautua palavereihin paremmin ja laittaa aineisto jakoon hyvissä ajoin etukäteen.
- Kustakin asiasta vastuuhenkilön pitää valmistella riittävän hyvin asiat ennen kokousta
- Perehtymällä etukäteen "omalla ajalla" käsiteltävän asian taustatietoihin itse käsittely nopeutuisi.
- Ryhmäläinen voisi valmistella ongelmastaan esityksen päätettäväksi. Tällöin ei yritetä ratkaista ongelmaa päistikkaa vaan joku on jo pähkäillyt asiaa ja erottanut jyvät akanoista. Esim. analysoida 2 vaihtoehtoa josta toinen
valittaisiin.
- Jokaisen tulisi valmistella selkeä ja informatiivinen esitys omista asioista.
- Osallistujien tulisi ennakkoon syventyä käsiteltäviin asioihin
- Jäsenten keskinäisiä valmistelu- ja toimeenpanotehtäviä (pareina tai pienryhminä) tulisi kehittää.

Mitkä tekijät haittaavat johtoryhmätyöskentelyn tehokkuutta?

Avoimeen kysymykseen Johtoryhmätyöskentelymme tehokkuutta haittaavat eniten seuraavat seikat annettiin yhteensä 467 vastausta.

Eniten mainintoja saivat seuraavat asiakokonaisuudet (suluissa vastausten lukumäärä)

- Kokousten valmistelu heikkoa (51)
- Pienet, vähemmän tärkeät tai rutiiniasiat vievät liikaa aikaa (46)
- Johtoryhmän jäsenten huono valmistautuminen kokouksiin (44)
- Asioiden liian suuri määrä kokouksissa (30)
- Päätöksenteko, sitoutuminen, toimeenpano ja seuranta heikkoa (28)
- Johtoryhmän suuri koko (21)
- Oman yksikön asian ajaminen ja osaoptimointi (20)
- Johtoryhmän rooli, tarkoitus ja tehtävät epäselviä (18)
- Kokoustekniikka (17)
- Ajan puute ja keskustelun vähäisyys (15)
- Avoimuuden puute (14)
- Pitkät kokoukset (11)
- Poissaolot ja häiriöt (12)
- Vain yhtä jäsentä koskevat asiat (7)
- Akuutit asiat vievät ajan pidemmän tähtäimen asioilta (7)
- Jutustelu (6)
- Rönsyily (6)
- Kaikki eivät osallistu riittävän aktiivisesti, vetäytyminen (5)


Seuraavassa esittelen eniten mainintoja saaneiden teemojen sisältöä tarkemmin.


Kokousten valmistelu heikkoa –teeman puitteissa esitettiin eniten yleisiä mainintoja valmistelujen tai valmistautumisen puutteista. Lisäksi esitettiin mm. seuraavia tarkentavia näkemyksiä:

- Aineisto valmistuu liian myöhään
- Ehdotusten ja materiaalien tuleminen pätkittäin eri aikoina ja usein kovin viime hetkellä, joskus jopa eri versioina
- Päätösehdotuksia ei esitetä aina etukäteen listalla
- Kokouksissa esitellään paljon informatiivista tietoa, joka voitaisiin antaa etukäteen, jolloin sitä on helpompi kommentoida ja keskittyä enemmän päätöksiä vaativiin asioihin
- Pysähtyminen käsittelemään pitemmäksi ajaksi sellaista asiaa, joka olisi ollut hyvä esivalmistella pienemmällä tai muita asianosaisia/asiantuntijoita sisältävällä ryhmällä.
- Etukäteen jaettua yhteistä materiaalia ei juurikaan ole (faktat, raportit, suunnitelmat, esitykset).
- etukäteismateriaalin puute, jolloin aikaa menee kokouksessa liikaa taustaan ja asiaan perehtymiseen
- Kokouksen asialista on liian myöhään jaossa. Jäsenet eivät ennätä tutustua siihen ajoissa, eikä päätöksen tekoon tarvittavaa taustatietoa ennätä hankkia, joten on vaikea tuoda oma (poikkeava) kantansa esille
- Käsiteltävä aineisto jaetaan vasta kokouksessa
- Liian tiukka aikataulu valmistelua varten
- Etukäteen ei ole yleensä tietoa, mitä asioita kokouksessa käsitellään


Pienet, vähemmän tärkeät tai rutiiniasiat –teeman yhteydessä mainittiin mm. seuraavia johtoryhmän toimintaa haittaavia tekijöitä:

- Pienet asiat saavat välillä liian suuren huomion ja liikaa aikaa.
- Käsitellään "nippeliasioita", jotka ao. johtajat voisivat päättää itsekin ja korkeintaan raportoida ryhmää.
- Liikaa aikaa käytetään pieniin rutiiniasioihin.
- Byrokratia-asiat vievät liikaa aikaa.
- Usein juututaan sellaisiin "pikkuseikkoihin", joista voitaisiin päättää osastokohtaisesti johtoryhmän ulkopuolella
- Esityslistalla on pieniä asioita, jotka eivät kuulu johtoryhmän käsiteltäväksi.
- Johtoryhmässä käsiteltävät asiat ovat liian detaljitasolla.
- Paljon juoksevia asioita käydään tarkasti läpi. Myös niitä jotka menee omalla painollaan eteenpäin.
- Pienistä ja valmistelemattominakin esiin nousevista asioistakin saattaa nousta pääaiheita ajankäytön suhteen, jolloin aikaa viedään isoilta ja tärkeiltäkin asioilta.
- Toisinaan johtoryhmän aikaa kuluu 'liialliseen näpertelyyn' kuten esim. tekstin muokkaamiseen.
- Kuukausiraportoinnin yhteydessä tartutaan johonkin yksityiskohtaan, jota vatvotaan vaikka puoli tuntia.
- Liikaa yksikkökohtaista raportointia, jolloin jää vähän aikaa yhteisten projektien käsittelylle.
- Pienet ja suuret asiat sekoittuvat turhan usein, nostetaan asioita käsittelyyn vaikka niiden kotiosoite olisikin muualla tai asia ei ole ollut agendalla
- Näperrellään pikkuasioilla, jotka eivät ole merkittäviä ja koskevat vähän tai ei lainkaan suurinta osaa johtoryhmän jäseniä.
- Kokouksissa jäädään usein jumiin yksityiskohtien käsittelyssä.


Johtoryhmän jäsenten huono valmistautuminen kokouksiin –teemaan sisällytetyissä vastauksissa rajanveto kokousten valmistelun ja jäsenten valmistautumisen välillä on kuin veteen piirretty viiva. Tässä olen tulkinnut vastauksia jäsenten valmistautumisen kannalta. Seuraavassa on esimerkkejä vastauksista:

- Johtoryhmän jäsenet eivät riittävästi valmistaudu.
- Kokouksiin tullaan valmistautumatta.
- Aineisto valmistuu liian myöhään ja siihen ei tutustuta kunnolla.
- Vaikka valmistelu olisi toimitettu etukäteen, niin harva on ehtinyt tutustumaan aineistoon.
- Valmistautuminen kokouksiin on vähäistä, koska agenda on geneerinen eikä sisällä selkeitä vastuualueita osallistujittain.
- Asioita ja esityksiä ei valmistella perusteellisesti
- Etukäteisvalmistautumisen puute joidenkin osalta tuo epävarmuutaa asioiden päätöksiin


Asioiden liian suuri määrä kokouksissa –teemaan annettuihin vastauksiin sisältyy mm. seuraavia kommentteja

- Käsiteltävien asioiden runsaus venyttää kokouksia.
- Käsiteltäviä asioita on paljon, ehkä liikaakin, jolloin monien asioiden käsittely jää pintapuoliseksi.
- Käsiteltävien asioiden suuri määrä, josta johtuu tiukka aikataulu.
- Kokouksen liian pitkä asialista käytettävissä olevaan aikaan nähden.
- Käsiteltäviä asioita on paljon, jolloin oleellisiin ei ehkä ehditä paneutua riittävästi.
- Asialistalla liiaksi asioita, listan loppu siirtyy seuraavaan kokoukseen.
- Kokouksia on aika harvoin ja asioita kertyy siksi melkoisesti.
- Osallistujamäärä melko suuri ja käsiteltävä alue laaja eli ei ehditä paneutua asioihin kuin vain pintapuolisesti ajankohtaisimpaan.


Päätöksenteko, sitoutuminen, toimeenpano ja seuranta heikkoa –teemaa täsmentävät mm. seuraavat yksittäiset vastaukset

- Jotkin tärkeätkin asiat ohitetaan joskus kevyehkösti ja ilman että sovitaan jatkotoimenpiteistä ja tehdään päätös.
- Ei tehdä selviä päätöksiä.
- Päätökset ovat joissakin asioissa hyvin epäselviä. Itse kaipaisin selkeämpiä päätöksiä, jotka kirjattaisiin ylös.
- Keskustelu on epämääräistä ja päätöksiä tehdään harvoin. Joskus jää tunne, ettei itse asiassa päätetty mitään
- Aiheesta kuin aiheesta pystytään keskustelemaan avoimesti, monipuolisesti ja kaikkien mielipiteet huomioiden, mutta joskus unohdetaankin sopia jatkosta, vastuista ja aikataulusta.
- Kaikki eivät sitoudu/huolehdi itsenäisesti sovittujen asioiden läpiviemisestä ilman "patistelua". - Jos päätös ei ole yksimielinen, henkilö/henkilöt, jotka ovat jääneet vähemmistöön katsovat, ettei päätös sido heitä.
- Johtoryhmässä on erittäin vaikeaa saada yksimielistä päätöstä ja kaikkien sitoutumista siihen johtuen ryhmän suuresta koosta.
- Edellisissä kokouksissa sovittujen toimenpiteiden etenemistä ei seurata, vaan kussakin kokouksessa käsitellään sen hetken akuutit asiat.
- Päätösten seuranta on vajavaista.


Oman yksikön asian ajaminen ja osaoptimointi –teema tarkentuu siihen sisältyvien vastausten avulla seuraavasti

- Kaikki eivät halua nähdä kokonaisuutta omien osastojensa tarpeiden yli
- Yksikkökeskeisyys näkyy keskusteluissa. Yksittäisen yksiköiden rooli korostuu joskus kohtuuttomasti kokonaisuuden kustannuksella.
- Ihmiset kiinnostuneita lähinnä vain ja ainoastaan omista alueistaan, kannanotot ristiin liian vähäisiä.
- Reviiriajattelu ja oman reviirin suojelu.
- Ajatellaan liian paljon omia asioita eikä kuunnella toisten ongelmia.
- Johtoryhmän jäsenet pitäytyvät edelleen liikaa kiinni linjavastuun mukaisessa roolissaan: on "mun juttuja" ja "toisten juttuja" eikä nähdä, että ne ovat "meidän juttuja". Tämä johtaa helposti siihen, ettei haluta kuunnella muiden mielipiteitä "mun jutussani" eikä viitsitä kertoa omia mielipiteitä "toisten jutuista". Näin sitoutuminen "meidän juttuihin" jää vähäiseksi.
- Osaoptimointi, jonka johdosta big picture katoaa
- "Toisten asioihin" ei ole samaa intressiä kuin "omiin" eli synergia ja asioiden muuttuminen yhteisiksi sitoumuksiksi ei toteudu.


Johtoryhmän rooli, tarkoitus ja tehtävät epäselviä –teemaaan sisältyviä yksittäisiä vastauksia:

- Johtoryhmässä käsiteltävät asiat tulisi määritellä nykyistä tarkemmin.
- Ei ole yhteisesti sovittu, mitä asioita johtoryhmässä pitäisi käsitellä
- Ryhmän rooli valmistelu-päätöksenteko-seurantaketjussa eri asioissa ei ole kovinkaan selvä. Ryhmä toimii enemmän tiedonvälityskanavana.
- Johtoryhmän roolia ja tehtäviä ei ole koskaan yhdessä käyty läpi. Toiminnot toimivat itsenäisesti johtoryhmästä riippumatta, koska toiminnon vastuita vs johtoryhmän vastuita ei ole määritelty eikä siis kommunikoitu johtoryhmän jäsenten kesken.
- Johtoryhmän roolin selkeyttämisen puute. Onko johtoryhmä ryhmä, joka linjaa asioiden valmistelua vai ryhmä jossa keskustellaan lähes valmiista asioista.
- Johtoryhmän tehtäviä ja tavoitteita ei ole määritelty.